Обробка первинної документації: вимоги, приклад. Первинна бухгалтерська документація

Діяльність будь-якого підприємства тісно пов'язана зведенням і обробкою первинної документації. Вона необхідна для складання звітності, розрахунку податкових платежів, прийняття управлінських рішень. У статті розглянемо, що це таке - первичная документация в бухгалтерії - і як здійснюється її обробка.

Основні поняття

Первинна документація в бухгалтерії - що це таке? Нею називають свідоцтво факту здійснення господарської операції, відбите на папері. В даний час багато документів складаються в автоматизованій системі "1С ". Обробка первинної документації передбачає реєстрацію і облік відомостей про здійснені господарські операції.

Первинним урахуванням називають початкову стадію фіксування подій, що відбуваються на підприємстві. Господарськими операціями називають дії, що тягнуть зміни стану активів або капіталу організації.

Обробка первинної документації в бухгалтерії: приклад схеми

Як правило, на підприємствах під поняттям "робота з документацією" мається на увазі:

• Отримання первинних даних.
• Попередня обробка відомостей.
• Оформлення документів.
• Затвердження керівництвом або фахівцями, уповноваженими наказом директора.
• повторна обробка первинної документації.
• Виконання дій, необхідних для провадження господарської операції.

Класифікація

Існує разова і накопичувальна первинна документація. Обробка відомостей, що містяться в таких паперах, має ряд особливостей.

Разова документація призначена дляпідтвердження події один раз. Відповідно, порядок її обробки істотно спрощений. Накопичувальну документацію використовують протягом певного часу. Як правило, в ній відбивається операція, що здійснюється кілька разів. В цьому випадку при обробці первинної документації відомості з неї переносяться в спеціальні регістри.

Вимоги до ведення документів

Первинну документацію оформляють при здійсненні операції або безпосередньо після її завершення.

Відображення відомостей здійснюється на спеціальних уніфікованих бланках. При відсутності затверджених форм підприємство може розробити їх самостійно.

Етапи обробки первинної бухгалтерської документації

На кожному підприємстві в штаті присутній співробітник, відповідальний за роботу з первинною інформацією. Цей фахівець повинен знати правила обробки первинної документації, Неухильно дотримуватися вимог законодавства та послідовність дій.

етапами обробки первинної документації є:

• Таксування. Вона являє собою оцінку операції, відображеної на папері, вказівку сум, пов'язаних з її здійсненням.
• Угруповання. На цьому етапі документи розподіляються залежно від загальних ознак.
• Контирування. Вона передбачає позначення дебету і кредиту.
• Гасіння. Для попередження повторної оплати на первинних документах бухгалтерського обліку нр ставить позначку "оплачено".

Помилки в документах

Вони можуть виникати з різних причин. В основному до їх появи призводить недбале ставлення співробітника до виконуваної ним роботи, неграмотність фахівця, несправність техніки.

Коригування документів вкрай не вітається. Однак в деяких випадках без виправлення помилок обійтися не можна. допущений брак на первинній документації бухгалтер повинен виправити наступним чином:

• Закреслити тонкою лінією невірну запис таким чином, щоб її було добре видно.
• Над закресленою рядком написати правильні відомості.
• Поставити відмітку "Виправленому вірити".
• Вказати дату коригування.
• Поставити підпис.

Не допускається використання коригувальних засобів.

Робота з вхідними документами

Процес обробки вхідних паперів включає в себе:

• Визначення типу документа. Бухгалтерські паперу завжди містять відомості про здійснені господарські операції. Наприклад, до них відносять накладну, ордер на отримання грошових коштів та ін.
• Перевірка реквізитів одержувача. Документ повинен адресуватися конкретному підприємству або його співробітнику. На практиці буває так, що документи на придбання матеріалів спеціально виписуються на компанію, хоча договір з постачальником не укладено.
• Перевірка підписів, відбитків печаток. Особи, які підписали документ, повинні мати на це повноваження. Якщо візування первинних паперів не входить в компетенцію співробітника, то вони визнаються недійсними. Що стосується відбитків, то на практиці нерідко виникають помилки у тих підприємств, які мають кілька печаток. Інформація на відбитку повинна відповідати типу документа, на якому він стоїть.
• Перевірка стану документів. У разі виявлення пошкоджень на паперах або нестачі будь-яких листів необхідно скласти акт, копію якого направити контрагенту.
• Перевірка дійсності події, відображеного вдокументі. Співробітники підприємства повинні підтвердити відомості про факт здійснення операції. Документи про прийом цінностей запевняє завскладом, умови договору підтверджує маркетолог. На практиці бувають ситуації, коли від постачальника надходить рахунок на товари, які підприємство не отримувало.
• Визначення періоду, до якого відноситься документ. При обробці первинних паперів важливо зважати на одні і ті ж відомості двічі.
• Визначення розділу обліку. При отриманні первинної документації необхідно встановити, в яких цілях будуть використовуватися поставлені цінності. Вони можуть виступати в якості основних засобів, матеріалів, нематеріальних активів, товарів.
• Визначення регістра, в якому буде підшитий документ.
• Реєстрація паперу. Вона здійснюється після всіх перевірок.

Робота з вихідними паперами

Процес обробки цього виду документації дещо відрізняється від наведеного вище.

В першу чергу уповноважений співробітникпідприємства формує чорновий варіант вихідного документа. На його підставі розробляється проект паперу. Він надсилається керівнику для узгодження. Затвердити проект документа, однак, може і інший співробітник, який має відповідні повноваження.

Після завірення проект оформляється за встановленими правилами і направляється одержувачу.

планування документообігу

Даний етап необхідний для забезпеченняоперативного отримання, відправлення та обробки документації. Для грамотної організації документообігу на підприємстві розробляються спеціальні графіки. У них вказуються:

• Місце і строк оформлення первинних паперів.
• ПІБ та посада особи, яка склала і здав документи.
• Облікові записи, зроблені на підставі паперів.
• Час і місце зберігання документації.

облікові регістри

Вони необхідні для реєстрації первинної документації. При цьому на паперах проставляється відмітка про облік. Вона необхідна для запобігання повторної реєстрації документів.

Первинні папери можуть зберігатися в електронних регістрах. Однак за запитом держорганів або контрагентів підприємство повинно надати паперові копії.

Особливості відновлення документів

В даний час в нормативних актах відсутній чіткий порядок відновлення паперів. На практиці цей процес включає в себе наступні заходи:

• Призначення комісії для розслідування причин втрати або знищення документів. При необхідності керівник підприємства може залучити до процедури правоохоронні органи.
• Звернення в банківську організацію, до контрагентів за копіями первинних документів.
• Виправлення декларації з податку на прибуток. Необхідність в поданні уточненого звіту пов'язана з тим, що документально не підтверджені витрати не визнаються витратами з метою оподаткування.

У разі втрати первинної документації ИФНСпроведе розрахунки сум податкових відрахувань на підставі наявних паперів. При цьому існує ймовірність застосування податковим органом заходів відповідальності у вигляді штрафу.

Поширені помилки в процесі оформлення первинних паперів

Як правило, особи, відповідальні за ведення документації, допускають наступні порушення:

• Заповнюють форми, які не є уніфікованими або затвердженими керівником підприємства.
• Чи не вказують реквізити або відображають їх з помилками.
• Чи не візують документи своїм підписом або допускають до підписання паперів співробітників, які не мають на це повноважень.

Документація, що підтверджує факти скоєннягосподарських операцій, вкрай важлива для підприємства. До її оформлення необхідно підходити дуже уважно. Будь-яка помилка може призвести до негативних наслідків.

</ P>>