Як повинна вестися реєстрація документів на підприємстві?
Що ж таке реєстрація документів і для чого вона потрібна організації? Давайте відповідати на це питання по порядку: спочатку - "що", а потім вже - "для чого".
Отже, згаданий процес є фіксацію факту надходження або ж створення будь-якого документа.
Потрібно сказати, що на підприємстві або ж фірмі повинна здійснюватися глобальна реєстрація документів. Тобто фіксуватися повинні всі без винятку ділові папери, як входять, так і вихідні.
• Однократность - будь-яка надійшла або створенадокументація фіксується тільки один раз. Якщо ми говоримо про внутрішні розпорядженнях, то з відділу у відділ вони подорожують з присвоєним в самому початку номером (індексом). Дане правило однаково справедливо і для службового листування і для розпоряджень суворого начальства.
• Своєчасність - тут мається на увазі, щореєстрація паперів, що надійшли ззовні, виконується в день надходження. Якщо говорити про внутрішні наказах, інструкціях чи розпорядженнях, то вони можуть фіксуватися за фактом підписання відповідальними працівниками (максимум - на наступний день).
• Поділ - для кожного різновиду ділових паперів є персональна фіксація (вхідні, вихідні, накази, службові записки, протоколи зборів, розпорядження і так далі).
• Единбурзі - облік завжди здійснюється відповідно до одних і тих же правил. При цьому форма реєстрації не має значення.
• Повнота відображення суті - при внесенні даних в реєстраційну форму потрібно відобразити в ній максимум інформації. Особливо в плані змісту тієї чи іншої документації.
А тепер настав час відповісти на питання: "для чого?" Застосовувана в організаціях реєстрація документів дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання. Розглянемо найбільш яскравий приклад. Якщо в кінці календарного року взяти і проаналізувати порядкові номери, то можна відстежити зростання документопотока. Ця інформація може стати причиною законних вимог секретаря підвищити йому заробітну плату (як варіант - збільшити кількість співробітників секретаріату).</ P>>